Какими должны быть стеллажи для хранения документов и как подобрать их под объём архива. Разбираем требования, виды конструкций, размеры полок и дополнительные элементы.
Архив — это не просто комната с полками. Документы должны храниться годами, оставаться целыми и доступными, а помещение — соответствовать требованиям пожарной безопасности и нормам архивного дела. От того, какие стеллажи выбраны, зависят вместимость архива, скорость поиска дел и сохранность бумаги. Разберём, какие требования предъявляются к архивным стеллажам, какими они бывают и как подобрать комплектацию под конкретный архив.
Требования к архивным стеллажам
Нормативы по хранению документов задают ряд параметров, которые напрямую влияют на выбор оборудования. Основные из них:
- Негорючий материал. Стеллажи для архивов изготавливают из металла. Деревянные конструкции и полки из ДСП в архивных помещениях организаций нежелательны или прямо не допускаются отраслевыми нормами.
- Защитное покрытие. Порошковая окраска или оцинковка, не выделяющие вредных веществ и не вступающие в реакцию с бумагой и картоном.
- Отступ от пола. Нижняя полка должна располагаться на высоте не менее 15 см от пола — это защищает документы при протечках и облегчает уборку.
- Отступ от стен и источников тепла. Стеллажи ставят не ближе 75 см к наружным стенам и не ближе 1 м к батареям отопления, если иное не оговорено проектом.
- Ширина проходов. Главный проход — от 1,2 м, проходы между стеллажами — от 75 см.
- Устойчивость. Высокие секции крепят к стене или между собой, чтобы исключить опрокидывание при работе со стремянкой.
Отдельно учитывают требования к условиям среды: температуру, влажность, освещённость. Сами стеллажи на них не влияют, но открытая конструкция с перфорированными полками лучше обеспечивает циркуляцию воздуха между коробами.
Виды архивных стеллажей
Стационарные полочные
Самый распространённый вариант. Секции высотой 2–2,5 м с шестью-семью полками, глубиной 30–40 см для папок и 50–60 см для архивных коробов. Собираются без сварки, полки переставляются по высоте с шагом 25–50 мм. Подходят для архивов небольших и средних организаций, где важна простота и невысокая стоимость.
Двусторонние
Две секции, объединённые общими стойками и ставящиеся спинами друг к другу в центре помещения. Доступ к документам — с обеих сторон. Экономят место и металл за счёт общих рам.
Мобильные архивные стеллажи
Секции на тележках, перемещающихся по рельсам. Между рядами остаётся один свободный проход, который «открывается» в нужном месте вращением штурвала или нажатием кнопки. Вместимость архива при той же площади возрастает в 1,8–2 раза. Это оптимальный выбор для крупных архивов с ограниченной площадью.
Многоярусные системы
В помещениях с высокими потолками полочные стеллажи собирают в два яруса с проходами-мезонинами между ними. Получается архив на двух уровнях с лестницами и ограждениями.
Размеры и нагрузки
Параметры архивного стеллажа определяются тем, что именно в нём хранится. Бумага — тяжёлый груз: стандартный архивный короб с плотно уложенными делами весит 8–12 кг, а погонный метр полки с делами — 40–60 кг.
| Что хранится | Глубина полки | Длина полки | Расстояние между полками | Нагрузка на полку |
|---|---|---|---|---|
| Папки-регистраторы | 30–35 см | 100 см | 32–35 см | от 60 кг |
| Архивные короба | 40 см | 100–120 см | 30–35 см | от 80 кг |
| Дела в коробах двумя рядами | 60 см | 100 см | 30–35 см | от 120 кг |
| Чертежи в тубусах, рулоны | 50–60 см | 120 см | 20–25 см | от 60 кг |
Высоту секции выбирают с учётом потолка и удобства работы. При высоте 2,2–2,5 м до верхней полки потребуется стремянка, поэтому туда помещают документы с редким обращением. Короба одинакового формата позволяют выставить шаг полок так, чтобы на секции помещалось семь ярусов вместо шести, а это плюс 15% вместимости без дополнительных затрат.
Варианты комплектации
Базовая секция — это стойки, полки и крепёж. Но архивные стеллажи комплектуются дополнительными элементами, которые повышают удобство и сохранность документов.
- Боковые и задние стенки — препятствуют выпадению папок и превращают открытый стеллаж в частично закрытый.
- Разделители и ограничители — удерживают папки в вертикальном положении на полупустой полке.
- Держатели табличек и этикеток — для маркировки секций, полок и номеров дел.
- Выдвижные полки — для картотек и рабочих документов, требующих частого доступа.
- Подвесные системы — для хранения папок с подвесами.
- Двери и замки — превращают секцию в шкаф для документов ограниченного доступа.
- Стремянки — с площадкой и поручнем, а для мобильных систем — с колёсами и фиксаторами.
Если часть документов требует закрытого хранения, разумно сочетать открытые стеллажи с металлическими шкафами. Подходящие модели представлены в разделе шкафов для документов.
Организация архива на стеллажах
Правильная расстановка экономит часы поиска. Несколько практических правил:
- Нумеруйте ряды, секции и полки сквозным способом и заносите эти адреса в опись. Тогда любое дело можно найти по шифру за минуту.
- Располагайте документы слева направо и сверху вниз внутри секции — так, как читается текст.
- Дела с частым обращением храните на уровне от 60 см до 1,6 м.
- Оставляйте на каждой полке 5–10% свободного места: так проще доставать и возвращать дела, не повреждая корешки.
- Не ставьте короба вплотную к задней стенке: воздух должен свободно циркулировать.
Ошибки при оснащении архива
- Стеллажи из ДСП и дерева. Дешевле на старте, но горючи и со временем проседают под тяжестью бумаги.
- Полки без запаса прочности. Полка, рассчитанная на 50 кг, под плотными рядами дел прогибается уже через несколько месяцев.
- Стеллажи вплотную к батареям и окнам. Бумага пересыхает, выцветает и деформируется.
- Нет крепления к стене. Высокая узкая секция может опрокинуться, если на неё опереться со стремянки.
- Отсутствие маркировки. Через год никто, кроме ответственного сотрудника, не может найти нужное дело.
Монтаж и уход за стеллажами
Архивные стеллажи собираются без сварки, но от качества сборки зависит и безопасность, и внешний вид архива на годы вперёд. Перед монтажом проверяют ровность пола: перепад больше 5 мм на длину ряда компенсируют регулируемыми опорами, иначе полки будут стоять с наклоном, а папки начнут сползать к одному краю. Ряд собирают от стены или от главного прохода, выставляя каждую раму по уровню до установки полок.
Секции высотой более 2 м соединяют между собой в ряд и крепят к стене анкерами. Для двусторонних рядов в центре помещения используют верхние связи между рядами или крепление к полу. После сборки проверяют, что все полки сели в перфорацию полностью и не качаются.
Для мобильных систем отдельно монтируют рельсы: их укладывают на пол или в фальшпол строго по уровню, иначе тележки будут откатываться сами или двигаться с усилием. Это работа для специалистов, и её лучше заказать вместе с поставкой — условия описаны на странице доставки и монтажа.
Уход за металлическими стеллажами минимален: влажная уборка полок раз в месяц, осмотр креплений раз в полгода, своевременная замена погнутых полок. Если в архиве проводят дезинфекцию или обеспыливание документов, порошковое покрытие спокойно переносит обработку стандартными средствами.
Как заказать архивные стеллажи
Для подготовки предложения пригодится план помещения с размерами, расположением окон, батарей и дверей, высота потолка, ориентировочный объём документов в коробах или погонных метрах и требования к закрытому хранению. По этим данным подбирается тип стеллажей, рассчитывается вместимость и количество секций. Посмотреть типовые конфигурации и узнать ориентировочную стоимость можно в разделе архивных стеллажей: стационарная секция начинается от 3 900 ₽.
Нужна консультация? Опишите задачу на [email protected] или воспользуйтесь калькулятором стоимости — инженер подберёт решение под ваше помещение.
Читайте также
Новые или бывшие в употреблении стеллажи: честное сравнение
Подержанные стеллажи стоят заметно дешевле, но за ценой скрываются риски и дополнительные расходы. Разбираем, в каких случаях б/у — разумный выбор и как проверить конструкцию перед покупкой.
Фронтальные паллетные стеллажи: устройство и область применения
Фронтальный стеллаж даёт прямой доступ к каждой паллете и легко расширяется. Рассказываем об устройстве, расчёте нагрузок, проходах под технику и ошибках эксплуатации.
Гравитационные стеллажи и принцип FIFO
Гравитационный стеллаж сам подаёт к комплектовщику самый старый поддон, делая нарушение очерёдности невозможным. Рассказываем, как устроена система и в каких случаях она окупается.